Présentation de Schéma

L' association Schéma est créée en 1989. Elle porte alors le nom de "Core Dump", c'est une association d'anciens élèves du DESS Systèmes et Communication Homme-Machine (SCHM) de l'université d'Orsay (Paris-Sud 11).

L'association change rapidement de nom, et abandonne tout lien avec le DESS pour devenir une association de loisirs dont le but est d'organiser des activités sportives et culturelles dans une ambiance amicale et conviviale.

Les activités de l'association sont ouvertes à tous. Depuis les débuts de l'association, c'est principalement le bouche à oreille qui permet un agrandissement de son public et un renouvellement des participants.

Les activités de l'association ont été nombreuses  (manifestations sportives, tournois de cartes), mais aujourd'hui Schéma se concentre sur sa principale activité : un rallye touristique annuel.

Ce rallye permet de découvrir une région d'Ile-de-France de manière ludique, et comprend :

  • des parcours à pied ou en voiture, au cours desquels les candidats répondent à des questions d'observation, de réflexion ou de culture,

  • d'autres énigmes et jeux variés.

 

Chaque année, la localisation du Rallye Schéma change, et l'ensemble des épreuves du nouveau rallye est conçu spécialement par les bénévoles de l'association.

Historique de l'association

Septembre 1989 : Création de l'association "Core Dump", association des anciens élèves du DESS Systèmes et Communication Homme-Machine (SCHM) de l'université d'Orsay (Paris-Sud 11).

Novembre 1989 : L'association change de nom et devient l'Association "Schéma".

Mai 1990 : Premier rallye touristique organisé par l'association (rallye linéaire dans la vallée de Chevreuse).

Juin 1994 : Cinquième rallye touristique organisé par l'association (premier rallye à "point central").

Mai 1999 : Dixième rallye organisé par l'association.

Novembre 1999 : L'association abandonne tout lien avec le DESS et devient une association de loisirs.

Juin 2009 : Vingtième rallye touristique organisé par l'association.

2014 : Pour ses vingt-cinq ans d’existence, le Rallye Schéma s'offre une année sabbatique.

2015-2017 : Les trois rallyes de cette période sont construits autour d'un scénario commun, "La Trilogie de l'Inca".

2018 : Une nouvelle année sabbatique pour le Rallye

2020 : Mise en ligne du nouveau site de l'association.

Les activités en détails

L'organisation d'un Rallye Schéma implique de nombreuses tâches et mettent en jeu des compétences très variées. Elles sont réparties aussi équitablement que possible entre les organisateurs, en tenant compte de leurs souhaits, de leurs compétences et de leurs possibilités. Chaque organisateur participe donc généralement à plusieurs tâches différentes parmi les suivantes.

C'est l'une des tâches les plus importantes et les plus prenantes. Lors de la répartition des étapes, chaque rédacteur d'étape choisit une zone géographique près du point central. À l'aide de reconnaissances sur le terrain, il devra alors concevoir un parcours dans cette zone, trouver des détails intéressants sur ce parcours, puis rédiger les questions correspondantes et mettre en forme l'ensemble du texte de son étape. Une fois testée sur place (en conditions réelles) par d'autres organisateurs, et modifiée si besoin, son étape sera proposée aux candidats lors du Rallye.

Précision : Même si c'est le cas le plus courant, il n'y a pas toujours un seul rédacteur par étape. Il arrive que des étapes soient rédigées à quatre mains, particulièrement quand un organisateur débutant souhaite être en binôme avec un organisateur ayant plus d'expérience. Il arrive aussi que certains organisateurs prennent en charge plusieurs étapes.

Création d'une étape

Les responsables de l'Avant Rallye travaillent à plus brève échéance, car l'Avant Rallye est proposé plusieurs mois avant le Rallye en lui-même. Ils devront créer et animer la structure de l'Avant Rallye (typiquement un blog), concevoir à intervalles réguliers des énigmes et des jeux à proposer aux participants, gérer les réponses et le classement correspondant.

Création et gestion de l'Avant Rallye

Tous les organisateurs participent à ces aspects.

Les besoins (vaisselle jetable, nourriture et boissons non fournies par le traiteur, matériels divers, etc.) sont définis lors des réunions. Puis ils sont assignés à plusieurs organisateurs qui réalisent les achats, les amènent le jour du Rallye, et sont ensuite remboursés par l'association.

Dès le début de l'organisation, tous les organisateurs cherchent aussi à rassembler des lots pour la remise des prix.

La reprographie des différents documents est quantifiée en fonction du nombre de candidats et d'organisateurs, et réalisée peu de temps avant le Rallye.

Gestion du matériel, des lots et de la reprographie

L'organisateur chargé d'un contenu créatif devra entièrement concevoir ce contenu (principe, règlement, questions et réponses), puis le mettre en forme. Ce contenu sera ensuite testé par d'autres organisateurs, modifié si besoin, puis proposé aux candidats lors du Rallye. La seule différence par rapport à une rédaction d'étape est qu'il n'y a pas à se déplacer sur le terrain pour concevoir ou tester le contenu.

Création d'une épreuve

(jeu ou épreuve sur la journée)

Le jour du Rallye, les organisateurs installent le matériel au point central avant l'ouverture officielle du Rallye. Ils gèrent ensuite les candidats (fourniture d'informations, distribution des épreuves, animation des jeux et de la soirée) tout en assurant la logistique du Rallye (tenue du bar, installation du buffet, corrections des épreuves rendues par les candidats). À la fin du Rallye, ils rangent et nettoient les lieux.

Précision : Certains organisateurs, qui ne peuvent pas s'investir longuement dans l'organisation, viennent seulement aider le jour du Rallye. Ces renforts sont toujours très appréciés.

Organisation et encadrement des joueurs le jour J

Certains organisateurs sont chargés de la réalisation des documents génériques du Rallye (bulletin d'inscription, règlement), de la gestion des inscriptions des candidats, de la gestion des prestataires (salle, traiteur, DJ de la soirée dansante), du maintien des outils informatiques (communication entre organisateurs, aides à la correction d'épreuves) ou encore de la tenue des comptes et des réunions (ordre du jour, comptes-rendus).

Administration, finances, informatique

 
 
 

- Excusez-moi, c'est quoi le Rallye Schéma ?

           - Ah, excellente question ma petite dame.

- Je suis un garçon.

- Donc, comme je disais, l'association Schéma fut créée en 1989. Elle portait alors le nom de "Core Dump", et était l'association des anciens élèves du DESS Systèmes et Communication Homme-Machine (SCHM) dl'université d'Orsay (Paris-Sud 11). L'association changea rapidement de nom, et finit par abandonner tout lien avec le DESS pour devenir une association de loisirs dont le but est d'organiser des activités sportives et culturelles dans une ambiance amicale et conviviale. Les activités de l'association sont ouvertes à tous. Depuis les débuts de l'association, c'est principalement le bouche à oreille qui permet un agrandissement de son public et un renouvellement des participants. Le Rallye Schéma est le rallye touristique annuel de l'association Schéma. Il a lieu chaque année depuis 1990. Il se déroule un samedi de mai ou de juin, autour d'un lieu variable d'Ile-de-France. Il se réalise en équipes de 3 à 5 personnes munies d'un véhicule. Il comprend plusieurs types d'épreuves : des parcours principaux, appelés "étapes, des jeux intellectuels ou sportifs et d'autres énigmes ou jeux sur la journée. Les épreuves sont conçues par les bénévoles de l'association Schéma. Elles font principalement appel au sens de l'observation des participants, à leur sagacité, parfois à leur culture générale ou à leurs talents sportifs. Les équipes choisissent elles-mêmes les épreuves qu'elles souhaitent réaliser pendant la journée, ce qui leur permet de composer en toute liberté un rallye adapté à leur rythme et leurs envies. Après une journée de découvertes ludiques et d'épreuves variées, le rallye s'achève par une soirée qui comprend un repas, la proclamation des résultats avec remise des prix, et un jeu collaboratif.

Ça vous intéresse ?

- Heu... c'est-à-dire que là... j'ai pas tout suivi...

- Parfait, très bien, excellent ! N'oubliez pas de vous inscrire à la prochaine édition !

- Non mais en fait...

- Merci ! Au revoir ! 

- ... Zut, j'ai oublié de lui dire quand a lieu le prochain rallye... La prochaine fois j'y arriverai.

Les activités au cours de l'année

Ce planning générique est indicatif, le calendrier précis est défini une fois la date du Rallye connue de l'équipe d'organisation.

L'organisation du Rallye commence en fait dès la soirée du Rallye précédent. C'est à cette occasion, puis lors de la réunion-bilan après le Rallye, que les premiers volontaires pour l'année suivante se font connaître : organisateurs souhaitant rempiler ou candidats désireux de passer de l'autre côté de la barrière. À ce stade, il s'agit seulement de recrues potentielles pour l'organisation.

Juin / Juillet

La première réunion d'organisation a pour but principal de définir une région et des dates potentielles pour le Rallye. Plusieurs propositions sont émises par les organisateurs, elles sont examinées en fonction de contraintes pratiques ou esthétiques et de l'historique des précédents Rallyes. Une fois que le consensus s'est fait sur une région et deux ou trois dates possibles, la recherche de salle peut commencer.

Octobre

Une fois que la salle et la date du Rallye sont figées, le travail de conception des étapes peut commencer. La région autour de la salle est divisée en secteurs, qui sont assignés aux rédacteurs d'étape. Les rédacteurs d'étape effectuent une reconnaissance dans leur secteur pour valider sa viabilité en tant que zone d'étape (intérêt et allure de la zone, nombre de détails pittoresques pouvant servir à des questions, état des routes et densité de circulation). S'il valide sa zone, un rédacteur d'étape fait ensuite un ou plusieurs voyages sur place pour l'explorer en détail, recueillir des indications et prendre des photos. Avec ces informations, il commence à réfléchir au parcours de son étape et aux questions qu'il va poser.

Parallèlement :

  • Les autres épreuves (jeux, épreuves sur la journée) commencent à être créées et rédigées par leurs responsables.

  • La première annonce du Rallye est diffusée.

Novembre / Décembre / Janvier

Les étapes sont maintenant terminées, à l'exception éventuelle de la mise en forme, qui peut n'être que provisoire à ce stade. Chaque étape est alors testée en conditions réelles par des cobayes organisateurs. Comme les candidats le jour du Rallye, les "cobayeurs" partent en voiture de la salle avec deux exemplaires du texte de l'étape. Ils sont accompagnés du rédacteur de l'étape, qui est le témoin de leurs échanges et note toute observation utile : indications de direction à ajouter ou retirer, questions à changer ou supprimer, ambiguïté à résoudre, présentation à revoir.

Les participants à ces « cobayages » sont répartis de manière à pouvoir tester plusieurs étapes à la suite. Ainsi, l'ensemble des tests est accompli sur deux week-ends. Les résultats de ces « cobayages » permettent de définir les caractéristiques des étapes (longueur/durée, difficulté) et les éventuels ajustements à apporter à certaines : suppression d'un tronçon pour diminuer la longueur et la durée, changement de présentation ou de texte pour modifier la difficulté.

Parallèlement :

  • L'Avant Rallye commence avec les premières publications d'énigmes et de jeux.

  • Le bulletin d'inscription est diffusé.

Mars / Avril

Dernière ligne droite avant le jour du Rallye. Les derniers documents en cours sont finalisés et imprimés.

Les achats à réaliser (matériel, consommables, nourriture et boissons hors traiteur) sont quantifiés, répartis entre les organisateurs, puis réalisés afin d'être disponibles le jour du Rallye.

La dernière réunion des organisateurs se tient une semaine avant le Rallye. Elle est principalement occupée à assembler les documents imprimés dans les différentes brochures (brochures candidats et organisateurs, toutes deux contenant des versions légèrement différentes des informations utiles, des énoncés et des corrigés).

Mai

Après le Rallye, les organisateurs se retrouvent une dernière fois, généralement un week-end autour d'un buffet ou d'un barbecue. C'est l'occasion de faire le bilan de l'édition du Rallye : finalisation des comptes et remboursement des dépenses, inventaire du matériel qui peut être réutilisé l'année suivante, analyse des retours des organisateurs et des candidats (via les discussions le jour du Rallye et les questionnaires de satisfaction). Cela se termine par une synthèse des points à retenir, des actions à prendre en compte et des potentiels organisateurs pour l'édition suivante. La boucle est bouclée, c'est à ce moment que l'organisation du Rallye se termine et que celle du suivant commence !

Juin / Juillet

Dès la rentrée, l'équipe d'organisation se met en place. Les recrues potentielles sont recontactées et confirment ou infirment leur participation. Une fois que les organisateurs sont suffisamment nombreux, ils programment la première réunion.

Septembre

Pour figer définitivement la région et la date du Rallye, il faut trouver dans la zone envisagée une salle respectant un certain nombre d'exigences (taille, équipements, prix, environnement, conditions de location). Si les organisateurs n'ont pas de piste particulière, ils se renseignent auprès des mairies. Les salles pouvant correspondre au besoin sont visitées, puis un choix est fait.

Octobre / Novembre

Les rédacteurs d'étape figent le parcours de leur étape et se coordonnent pour avoir un minimum de tronçons communs à proximité de la salle. Ils formalisent ensuite leurs questions. Puis ils mettent en forme leur étape, en imaginant une histoire structurée autour des questions et en créant une présentation originale selon leurs envies.

Parallèlement :

  • Les contenus rédigés des autres épreuves sont testés lors des réunions. En particulier, les jeux de terrain sont simulés et chronométrés en conditions réelles.

  • Le contenu de l'Avant Rallye est préparé.

Février / Mars

Les rédacteurs d'étape prennent en compte toutes les remarques pour finaliser rapidement l'ensemble des documents de l'étape (énoncé, feuille de réponses, corrigé). En cas de refonte importante d'une étape, une deuxième session de « cobayages » peut être réalisée.

Parallèlement :

  • Les responsables des autres épreuves (jeux et épreuves sur la journée) finalisent les documents correspondants.

  • Les inscriptions au Rallye sont ouvertes environ 8 semaines avant la date de l'événement, et les premiers candidats commencent à s'inscrire.

 

Puis chaque document (documents d'étape, documents d'autres épreuves, documents génériques) est validé une dernière fois et ensuite imprimé en un nombre suffisant d'exemplaires. L'ensemble représente plusieurs milliers de pages.

Avril

Le jour du Rallye, les organisateurs arrivent à la salle plus tôt que les candidats. Ils amènent tout le nécessaire (brochures, nourriture et boissons, matériel) et mettent en place les différentes zones (bureaux d'accueil, bar, zone des jeux, zone pour les candidats).

Tout au long de la journée, les organisateurs mènent parallèlement la gestion des candidats (accueil, information, distribution des épreuves, animation des jeux, animation de la soirée) et la logistique du Rallye (tenue du bar, réception du traiteur, installation du buffet, corrections des épreuves rendues par les candidats).

En fin de soirée, après le départ des candidats, les organisateurs terminent de ranger le matériel et nettoient les lieux.

Mai / Juin

 

Vie de l'association

Tout participant à une activité de l'association peut avoir envie de s'impliquer dans la vie de l'association et l'organisation de ses activités. Il se porte alors volontaire auprès d'un responsable de Schéma. Une fois sa demande acceptée, il devient un "membre actif" de l'association.

Le statut de membre actif ne requiert pas de cotisation et n'impose aucune contrainte particulière, en dehors d'une participation régulière à la vie de l'association.

Les membres actifs de l'association se réunissent en assemblée générale pour valider la gestion de l'association, élire le bureau et décider des grandes orientations.

Un bureau élu parmi les membres actifs est en charge de la gestion courante de l'association.

L'actuel bureau a été élu lors de l'assemblée générale du 15 novembre 2019.

 

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Merci à toutes celles et ceux qui ont aidé à organiser les rallyes pendant ces trente dernières années (déjà !), à tous les fidèles du Rallye (merci !) et à tous les curieux qui sont ici un peu par hasard (on a hâte de vous rencontrer !)